Software ist heutzutage allgegenwärtig - zu jeder Zeit, an jedem Ort, auf unterschiedlichsten Geräten. Im Rahmen ihrer Digitalisierungsvorhaben investieren Organisationen enorme Summen in die Entwicklung von Individualsoftware, die Implementierung von Standardsoftware oder das Upgraden bereits implementierter Software-Lösungen.
Das Problem
Viele Nutzer sind von dieser Vielzahl neuer oder geänderter Software-Lösungen überfordert. Zum einen weil viele Projekte häufig technologie- bzw. prozessfokussiert sind und den Nutzern häufig weniger Aufmerksamkeit gewidmet wird. Zum anderen ist es die schlichte Anzahl von Änderungen, die es schwer macht, allen Nutzern mit traditionellen Qualifizierungsmaßnahmen gerecht zu werden.
Werden die Nutzer jedoch nicht richtig auf die "digitale Reise" mitgenommen, verpufft ein großer Teil der Investitionen.
- Nutzer verwenden die nicht effizient
- Software wird in Teilen nicht genutzt (Nutzung von Umgehungslösungen)
- HelpDesks werden gelähmt durch eine große Zahl von Nutzerfragen
- Hohe Kosten bei der Qualifizierung von Mitarbeitern
Traditionelle Maßnahmen sind nicht die Lösung
Doch wie können die Mitarbeiter bestmöglich im Umgang mit der Software geschult werden? Unternehmen bemühen sich meist mit traditionellen Maßnahmen (Präsenz- oder Webtrainings, Handbüchern, Videos, Benutzerhandbücher etc.) Ihre Nutzer bestmöglich zu unterstützen. Doch die Erfahrung zeigt, dass die traditionellen Maßnahmen das Problem nicht lösen:
- Trainings schaffen "Vorratswissen"
Oft werden Trainings lange Zeit vor der Einführung der Software durchgeführt, um alle Nutzer rechtzeitig zu trainieren. Sobald die Software dann für die Nutzer verfügbar ist, ist das Wissen oft nicht mehr vorrätig. - Arbeitszeit geht verloren
Die Durchführung von Trainings reißt die Mitarbeiter aus dem Tagesablauf. Wertvolle Arbeitszeit geht dem Unternehmen verloren und die verlorene Arbeitszeit erzeugt nicht selten Disstress bei den Mitarbeitern. - Trainings sind teuer
Die Erstellung von Trainingsunterlagen, die Organisation und Durchführung von Trainings ist zeitaufwändig und teuer. Hinzu kommen die Kosten für Trainer, Reisen, Schulungsräumen, Catering, etc. - Materialien altern schnell
Die Materialien wie Trainingsunterlagen, Benutzerhandbücher, Video o.ä. altern schnell. Meist bestehen sie u.a. aus Screenshots, die meist kurz darauf nicht mehr aktuell sind. Die Pflege dieser Materialien ist extrem zeit- und kostenintensiv.
OnDemand-Hilfe mit AppNavi
AppNavi geht hier einen anderen Weg: analog zum Navigationssystem führt AppNavi den Nutzer im Moment des Bedarfs - OnDemand - mittels Routen zum Ziel. Applikationsverantwortliche Fachbereiche können diese Routen ohne jegliche IT-Kenntnisse erstellen - und kurz darauf den Nutzern verfügbar machen. Wählt ein Nutzer eine Route in einer SW-Lösung aus. führt das System den Nutzer in der Live-Applikation Schritt-für-Schritt zum Ziel. Am Ende einer Route hat der Nutzer seine Aufgabe erledigt - und gleichzeitig die Software besser kennengelernt.